METODE PENENTUAN PRIORITAS TI (Cose Benefit Analysis)

TUGAS MANAJEMEN PROYEK

METODE PENENTUAN PRIORITAS TI

(Cose Benefit Analysis)

Disusun Oleh:

                                    Nama :  Lingga Catur Putra

                                    Nim    : 15.11.0117

TI 15 C

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER

AMIKOM PURWOKERTO

2017

A.    Cost Benefit Analysis

Pengembangan sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk pengembangan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematanpenghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum siatem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan “analisis biaya/keuntungan (Cost benefit analysis) Keuntungan dari pengembangan sis Informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur lang sung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat ditaksir efektivitasnya.

Cost dalam bahasa Indonesia dapat diartikan biaya dan Benefit adalah manfaat. Secara sederhana Cost Benefit Analysis dapat diartikan analisis terhadap suatu biaya dan manfaatnya. Analisis cost-benefit sering digunakan untuk memutuskan apakah suatu proyek atau kebijakan mampu memberikan kontribusi positif dalam meningkatkan kesejahteraan . Analisis cost-benefit ini dijadikan suatu alat dalam proses pengambilan keputusan guna mengevaluasi kelayakan suatu proyek atau kebijakan yang akan dilaksanakan , sehingga apabila memberikan kontribusi negatif lebih besar dari pada kontribusi positif terhadap kesejahteraan masyarakat, maka hendaknya kelanjutan proyek atau kebijakan tersebut dapat dipertimbangkan kembali untuk dicarikan alternatif lain atau bahkan dihapus atau ditolak (Perkins, 1994:3).

1.      KOMPONEN BIAYA

Ada dua komponen yang diperlukan untuk melakukan Analisis biaya/efektivitas yakni komponen biaya dan komponen efektivitas.

Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 katagori utama, yaitu :

1. Biaya pengadaan (procurement cost)

2. Biaya persiapan operasi (start-up cost)

3. Biaya proyek (project-related cost)

4. Biaya operasi (ongoing cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)

a)       Biaya pengadaan (procurement cost) Adalah semua biaya yang terjadi sehubungan   dengan memperoleh perangkat keras.

b)      Biaya persiapan operasi (start-up cost) Adalah semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya persiapan.

c)      Biaya proyek (project-related cost) Adalah semua biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya.

d)      Biaya operasi (ongoing cost) dan biaya perawatan (maintenance cost) Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.

2.      KOMPONEN MANFAAT  

Manfaat yang didapat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut manfaat mengurangi biaya,manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan,manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas,manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Manfaat sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk :

·         Keuntungan berujud (tangible benefits)

·         Keuntungan tidak berujud (intangible benefits)

a)      Keuntungan berujud (tangible benefits) Adalah keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatanpeningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berujud diantaranya pengurangan-pengurangan biaya operasi,pengurangan kesalahan-kesalahan proses, pengurangan biaya telekomunikasi, peningkatan penjualan, pengurangan biaya persediaan, pengurangan kredit tak tertagih.

b)      Keuntungan tidak berujud (intangible benefits) Adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan tidak berujud diantaranya peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan, peningkatan kepuasan kerja personil, peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.

Karena keuntungan tidak berujud sulit diukur dalam satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan denngan taksiran. Whitten dkk memberikan cara pengukuran keuntungan tidak berujud sebagai berikut : Pelayan kepada pelanggan yang lebih baik merupakan contoh keuntungan tidak berujud. Dapatkah anda mengukur dalam satuan rupiah pelayanan yang lebih baik ini? Anda mungkin dapat mencoba untuk menganalisis dengan cara sbb :

·         Apakah akibat dari pelayanan yang “kurang baik” kepada langganan? Jawabannya adalah :  pesanan langganan akan berkurang bahkan mungkin langganan tidak akan memesan kembali kepada perusahaan.

·         Seberapa banyak seorang langganan akan mengurangi pesanannya bila pelayanan kurang baik? Misalnya dari taksiran ini didapatkan hasil sbb :

a. Sebanyak kemungkinan 50% langganan akan mengurangi  10% pesanannya

b. Sebanyak kemungkinan 20% langganan akan mengurangi  50% pesanannya

c. Sebanyak kemungkinan 10% langganan akan mengurangi  90% pesanannya

d. Sebanyak kemungkinan 5% langganan akan mengurangi  100% pesanannya

·         Kemungkinan anda dapat menghitung perkiraan kehilangan pesanan langganan ini sbb

Kehilangan pesanan: 50% x 10% pesanan + 20% x 50% pesanan + 10% x 90% pesanan

                                  + 5% x 100% pesanan      

                                   = (5% + 10% + 9% + 5% ) pesanan   

                                   = 29% pesanan

 Ini berarti akibat dari pelayanan yang kurang baik, 29% dari pesanan penjualan akan hilang.

·         Jika rata-rata langganan melakukan pesanan tiap tahunnya sebesar Rp. 1.000.000,- maka akan dapat memperkirakan akan kehilangan sebesar 29% dari nilai pesanan ini, yaitu sebesar Rp. 290.000,- Jika perusahaan mempunyai 50 langganan, maka dapat diperkirakan jumlah total dari kehilangan pesanan ini sebesar 50 x Rp. 290.000,- = Rp. 14.500.000,-

·         Analisis ini digunakan sebagai titik awal untuk mengukur keuntungan tidak berujud.

3.      METODE ANALISIS BIAYA/MANFAAT

        Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi, selanjutnya analisis biaya/manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranya sbb :

a)      Metode periode pengembalian (payback period)

Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukan faktor bunga kedalam perhitungannya. Contoh : Suatu proyek sistem informasi bernilai Rp. 15.000.000,- Proceed tiap tahunnya adalah sama, yakni sebesar Rp. 4.000.000,- maka periode pengembalian (payback period) investasi ini adalah :

Rp. 15.000.000,- ------------------- = 3  3/4 tahun Rp.  4.000.000,-

Ini berarti proyek investasi sistem informasi akan tertutup dalam waktu 3 tahun 9 bulan.

b)       Metode penngembalian investasi (Return Of Investment)

Metode penngembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. Return on investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :

               Total manfaat - total biaya

   ROI = -----------------------------   

                        Total biaya

c)      Metode nilai sekarang bersih (Net Present Value)

Metode payback period dan return of investment tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money atau time preference of money). Satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. Mengapa? Karena anda dapat menginvestasikan atau menabungnya atau mendepositokan uang tersebut dalam jangka waktu tertentu dan akan mendapatkan bungannya. Metode nilai sekang bersih/net present value (NPV) merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilaiuangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto.

d)      Metode tingkat pengembalian internal (Internal Rate of Return)

Pada metode NPV tingkat bungan yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang pada metode tingkat pengembalian internal/internal rate of return (IRR) ini, justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung. Yingkat binga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang didiskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain tingakat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan. Dengan mengetahui tingkat bunga impas ini maka dapat dibandingkan dengan tingkat bunga pengembalian (rate of return) yang diinginkan, bila lebih besar berarti investasi menguntungkan dan sebaliknya bila lebih kecil berarti investasi tidak menguntungkan.

            

B.     Review Analisis Cost-Benefit Dalam Perencanaan Kelayakan Proyek Sistem Informasi Perusahaan Pendistribusian Daging Ayam

David Kroonke menyatakan bahwa peranan sistem informasi dalam lingkup internal adalah untuk mendukung kontrol operasional, mendukung kontrol manajemen, dan mendukung perencanaan strategis. Dalam lingkup eksternal, sistem informasi berperan dalam meningkatkan kualitas produk dan meningkatkan hantaran produk.Keunggulan kompetitif (competitive advantage) dapat diperoleh dari posisi perusahaan yang lebih baik dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya di pasar dan ini tergantung dari strategi-strategi yang diterapkan oleh perusahaan. Salah satu cara yang efektif untuk mengimplementasikan dan mengeksekusi strategi-strategi adalah dengan menggunakan sistem teknologi informasi .

Sebagian besar bisnis menggunakan e-commerce karena memberikan keuntungan meningkat melalui penjualan yang lebih tinggi. Secara khusus, e-commerce dapat menguntungkan perusahaan dalam produk dan pengembangan layanan, penyediaan dan manajemen persediaan, manufaktur dan perakitan, pemasaran, penjualan dan distribusi, serta layanan pelanggan . Metode Cost Benefit Analysis (CBA) adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap elemen teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh.

1.      METODOLOGI 

 Penelitian ini merupakan penelitian kuantitatif. Dalam pengolahan data dan pembahasan, penelitian ini menggunakan teknik analisis kuantitatif. Rancangan penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Pada penelitian ini, dilakukan pengamatan proses bisnis sebuah perusahaan.

2.    HASIL DAN ANALISIS 

            Berikut ini adalah Proses Bisnis pada Saung Ayam yang terdiri dari Proses Pengadaan Ayam ke Supplier dan Proses Penjualan Ayam ke Pelanggan.

Sistem Electronic Commerce (EC) menggambarkan proses pembelian, penjualan, transfer atau pertukaran barang dan atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet. Dengan adanya penerapan sistem informasi e-commerce, dapat menghasilkan tujuan yang meliputi dua aspek utama, yaitu: Dalam aspek tujuan perusahaan, terdapat empat tujuan, yaitu meningkatkan jumlah penjualan, menambah area pemasaran, meningkatkan image dan mutu serta nilai bisnis perusahaan, meningkatkan kualitas hubungan bisnis antara perusahaan dan pelanggan . Dalam aspek tujuan pelanggan, terdapat empat tujuan, yaitu meningkatkan kualitas layanan terhadap pelanggan, memudahkan cara belanja dan transaksi untuk pelanggan, memudahkan pelanggan dalam mendapatkan informasi produk dan informasi menarik lainnya, meningkatkan kualitas hubungan bisnis antara pelanggan dan perusahaan, dimana pelanggan akan semakin mudah untuk melakukan kontak dengan perusahaan melalui fitur – fitur pada website.

Pada akhir tahun 2014, Saung Ayam berencana untuk merealisasikan pemanfaatan website e-commerce dan media sosial lainnya sebagai salah satu tempat untuk mendistribusikan produk. Media internet ini akan menjadi penghubung dengan restoran, catering, hotel, dan beberapa instansi lainnya, yang memiliki kebutuhan daging ayam untuk wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya. Dengan penggunaan website E Commerce ini, diharapkan penjualan daging ayam dan ayam karkas dapat meningkat menjadi 15-20 % dari total penjualan ayam secara keseluruhan.

Dalam menginvestasikan sistem informasi E-Commerce yang baru, Saung Ayam memerlukan penambahan beberapa perangkat dan perlengkapan TI, yang ditunjukkan pada tabel

Berikut merupakan estimasi biaya berjalan setelah melakukan implementasi sistem informasi e-commerce dari tahun 2015-2017.

Hasil kuantifikasi manfaat bisnis yang diperoleh dari implementasi sistem informasi e-commerce dengan metode Ranti’s IS/IT Generic Value adalah sebagai berikut.

Perhitungan estimasi penekanan biaya total sebesar Rp.16.800.000

Perhitungan estimasi peningkatan produktivitas sebesar Rp.12.000.000

Perhitungan estimasi percepatan proses total sebesar Rp.4.200.000

Perhitungan estimasi pengurangan resiko total sebesar Rp.15.600.000

Perhitungan estimasi peningkatan pendapatan sebesar Rp.150.480.000

Perhitungan estimasi peningkatan image total sebesar Rp.1.500.000

Perhitungan estimasi peningkatan kualitas sebesar Rp.1.200.000

Perhitungan estimasi peningkatan keunggulan kompetitif Rp.2.400.000

a)      Payback Periode (PP)

 Nilai proyek sistem informasi e-commerce adalah Rp 34.490.000,- dan umur ekonomis proyek tersebut adalah dua tahun dan cash inflow setiap tahunnya adalah seperti berikut: cash inflow tahun 2015 sebesar Rp   33.780.000,- cash inflow tahun 2016 sebesar Rp   61.735.000,- cash inflow tahun 2017 sebesar Rp 108.102.000,- maka payback period untuk investasi sistem informasi e-commerce ini adalah:

Nilai investasi = Rp 34.490.000,-

cash inflow tahun 2015    = Rp 33.780.000,-

Sisa investasi tahun 2016 = Rp      710.000,-  

Sisa investasi tahun 2016 sebesar Rp 710.000,- tertutup oleh sebagian dari cash inflow tahun 2016 sebesar Rp 61.735.000,-, yaitu Rp 710.000,-/Rp 61.735.000,- = 0.0115 bagian (0.138 bulan) atau (4.14 hari). Jadi, payback period investasi ini adalah 1 tahun 0.138 bulan 4.14 hari. Kelayakan dari investasi ini dapat dilakukan dengan membandingkan payback period yang ada dengan maximum payback period, yaitu 2 tahun. Jadi, investasi ini dapat diterima dan layak untuk dilakukan.

a)      Return On Investment (ROI)

 Berikut ini adalah perhitungan Return On Investment (ROI) untuk investasi sistem informasi e-commerce.

Apabila suatu proyek investasi mempunyai ROI lebih besar dari 0 maka proyek tersebut dapat diterima. Pada proyek ini nilai ROI nya adalah 0,55 atau 55%. Hal ini berarti proyek ini dapat diterima dan layak untuk dilakukan karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 55% dari total biaya investasinya.

b)      Net Present Value (NPV)

 Nilai NPV untuk investasi Proyek Sistem Informasi E-Commerce Saung Ayam adalah sebesar Rp 28.118.268,27. Hal ini berarti bahwa nilai NPV proyek tersebut > 0 sehingga proyek tersebut dapat diterima dan layak untuk dilakukan.

c)      Return On Investment (IRR)

 Pada Investasi Proyek Sistem Informasi E-Commerce, Saung Ayam mensyaratkan IRR yang diharapkan dari proyek ini adalah 25%. Berdasarkan perhitungan menggunakan Microsoft Excel, diperoleh IRR sesungguhnya adalah 133%, maka investasi untuk proyek ini dapat diterima kelayakannya atau layak diimplementasikan.

3.      KESIMPULAN 

 Metode Cost Benefit Analysis dapat digunakan untuk mengukur kelayakan suatu proyek teknologi informasi, termasuk sistem informasi e-commerce. Terdapat empat perhitungan dalam metode Cost Benefit Analysis, yaitu Net Present Value (NPV), Return on Investmen (ROI), Payback Period (PP), dan Internal Rate of Return (IRR). Dari hasil analisis penelitian yang telah dilakukan, diperoleh nilai Payback Periode dengan jangka waktu 1  tahun 0,138 bulan, yang artinya periode pengembalian investasi kurang dari dua tahun seperti yang disyaratkan perusahaan, nilai ROI sebesar 55% dari total investasi, nilai NPV, yaitu sebesar Rp 112.643.262,10, dan nilai IRR sebesar 133%.  Dari seluruh hasil perhitungan dan hasil jumlah manfaat yang diperoleh, dapat disimpulkan bahwa investasi sistem informasi e-commerce pada Saung Ayam dapat diterima dan layak untuk diimplementasikan.